**Le contenu de cet article est extrait du « Guide introductif à la communication de l’offre de service professionnelle » développé conjointement avec l’Institut Kara. La version intégrale du document est réservée aux membres de l’Institut Kara.**
Travail préliminaire
Quelques questions à se poser
Afin de vous aider à rédiger votre premier brouillon de texte, nous vous recommandons fortement de vous poser les questions suivantes et de noter vos réponses sous la forme de points de forme. Cette étape vous permettra de synthétiser/schématiser la totalité des informations que vous souhaitez partager dans votre texte.
- À qui s’adresse ce texte? Ex. client / collaborateur / associé / collègue / étudiant, etc. Et quelles sont leurs caractéristiques (âge, goûts, besoins, références culturelles, etc.)?
(…)
- Quel message est-ce que je veux faire passer? Quelle est ma proposition de valeur ?
- Quelle est l’intention derrière ce texte?
Par exemple, un entrepreneur pourrait : vouloir informer son client dans la page À propos de son site Web, de la nature et bénéfices des services qu’il propose. Il pourrait vouloir négocier des tarifs, dans une offre de service adressée à un client corporatif (B2B). Autrement, il pourrait vouloir divertir, lors de la rédaction de publications sur sa page Facebook ou raconter sous la forme de « Story telling » l’histoire de la création de son entreprise.
- Quel type de texte est-ce que je souhaite rédiger? Quel type de texte me permettra de passer mon message plus efficacement?
Par exemple, pour une même intention, soit de rédiger une offre de service afin d’informer la clientèle sur l’existence de ses services : un professionnel pourrait vouloir produire un texte plus long, qui se retrouverait sur la page À propos du site Web. En revanche, il pourrait aussi avoir un très court texte promotionnel qui viendrait à la suite d’un article qu’il aura fait paraître dans la revue de son ordre professionnel ou dans un blogue. Cela pourrait aussi prendre le format d’un texte de longueur moyenne, pour une description de l’entreprise affichée sur la page Facebook, par exemple.
- Une fois que j’ai choisi le type de texte que je veux produire, ainsi que le message à transmettre et le type de destinataire que je vise, je dois me questionner sur le canal de communication à utiliser. Par canal de communication, on entend : media de transmission de l’information. Ex. réseaux sociaux, blogue, journal local, etc.
Par exemple, pour un même type de texte et une même intention : soit de rédiger une offre de service (de type texte de longueur moyenne) afin d’informer la clientèle sur l’existence de ses services : un professionnel pourrait vouloir réutiliser le même texte sur sa page Facebook, son compte Twitter ainsi que dans le journal local de son quartier.
☞ Pour vous aider à répondre à cette question, rappelez-vous des caractéristiques de votre clientèle cible. Avec quel canal de communication êtes-vous le plus susceptible de la rejoindre? Si vous avez plusieurs segments de marché, menez cette réflexion pour chacun d’entre eux.
Note importante : n’oubliez pas que vous devez vous adapter aux canaux de communication utilisés par votre clientèle et non utiliser les canaux de communication qui vous semblent les plus adéquats à vos yeux. En effet, c’est vous qui devez vous renseigner sur les habitudes de communication de votre client et utiliser le médium de communication privilégié par ce dernier à défaut de manquer votre cible. De plus, ne prenez pas pour acquis que si votre client utilise le même canal que vous, qu’il l’utilise de la même manière que vous.
(…)
- En fonction du type de message que je veux transmettre et du type de destinataire que je vise, quel code* de communication dois-je utiliser?
*On fait référence ici au registre de langue : populaire, familier, standard, soutenu ou littéraire. Le registre de langue varie en fonction de la qualité de l’expression, la richesse du vocabulaire et la complexité de la syntaxe. Pour des détails à ce sujet, vous pouvez consulter le lien suivant.
Aussi, c’est ici que vous déciderez d’interpeller votre destinataire à la 2e personne du pluriel (vous) ou du singulier (tu). Ce qu’il faut retenir, c’est que nous vous suggérons d’adapter ce registre en fonction de votre public cible.
Par exemple, si vous visez une clientèle adolescente, vous aurez sans doute recours à un niveau de langue standard, voire familier, et vous préférerez peut-être utiliser le tu. Cependant, si vous vous adressez à des adultes, vous choisirez peut-être le vous. De même que si vous rédigez un article pour la parution dans la revue de votre ordre professionnel, le registre standard, voire soutenu, sera de mise.
Schéma de la communication de Jakobson
Si vous êtes plus visuel, vous pouvez aussi réaliser au brouillon le schéma de la communication de Jakobson, linguiste influent du XXe siècle.
(…)
Définition du message
Une fois que vous avez répondu à ces questions et/ou réalisé le schéma de Jakobson, vous pouvez désormais détailler un peu plus le message que vous voulez transmettre. Encore une fois, dressez une liste des points clés que vous voulez aborder dans votre texte/document.
Nous le concédons, effectuer ces étapes avant la rédaction de chaque texte, de chaque document, requiert du temps et de l’énergie. Cependant, nous pensons que ces étapes sont utiles afin de vous assurer que le message que vous souhaitez transmettre passe efficacement et soit reçu par les bonnes personnes. Il s’agit aussi d’un bon outil afin de tester la cohérence de vos idées publicitaires.
Phase de rédaction
Maintenant que vous avez analysé tous les éléments de la communication, commencez à rédiger votre texte en gardant en tête qu’un texte structuré se compose de trois parties :
- Introduction : introduit brièvement le thème du texte.
- Corps : peut contenir plusieurs paragraphes. Toutefois, chaque paragraphe ne peut relater que d’une idée. Donc :
o Paragraphe 1 = idée 1
o Paragraphe 2 = idée 2
o Etc.
- Conclusion : résume ce qui a été dit dans le texte et amène si possible un élément nouveau.
Phase de révision
Pour réviser le contenu de votre texte et vous assurer que chaque paragraphe est pertinent, rappelez-vous quel est l’objectif de ce texte, de votre message, à qui il s’adresse et où il sera affiché/publié.
Chaque paragraphe, chaque section du texte ajoute-t-il une valeur informative réelle au texte général ?
Prenons l’exemple de ce Léonardo et de son pamphlet publicitaire (B2C). Comme ce dernier a établi dans ses stratégies de communication (…) qu’il serait préférable pour lui de parler de vive voix de ses services à ses clients afin de planifier un premier rendez-vous, l’intention qui sera sous-jacente à la plupart de ses textes / publications sera la suivante : faire en sorte que ses clients potentiels l’appellent.
Ainsi, lorsqu’il rédigera le contenu de son pamphlet, il devra présenter brièvement ce qu’il peut apporter à son client tout en essayant de l’intriguer afin que ce dernier lui téléphone pour en savoir plus ou pour prendre rendez-vous. Lors de cet appel, il pourra alors lui expliquer plus en détail le fonctionnement de ses services. En ce sens, lors de la rédaction de son pamphlet Léonardo devrait évaluer chaque point qu’il compte y inscrire et se demander : est-ce que cette information est pertinente et prioritaire afin de convaincre mon client de me téléphoner ou dois-je plutôt conserver cette information pour la discussion téléphonique ?
Enfin, finalisez votre travail de rédaction en réalisant une révision orthographique et grammaticale de votre contenu. Pour ce faire, (…) vous trouverez ici un mémo de points clés à vérifier (place de l’adjectif, présence ou non d’anglicismes ou de termes de jargon, longueur des paragraphes, liens entre les paragraphes, etc.) lors de la rédaction d’un texte. Il se peut que vous deviez faire plusieurs relectures du document afin de valider les différents aspects linguistiques.
Au besoin, vous pouvez aussi faire réviser votre texte, vos documents, par un réviseur linguistique externe et expérimenté. En effet, si vous pensez que l’aspect linguistique n’est pas votre force et/ou que vous voulez vous assurer que votre message passe efficacement, il peut être bon de déléguer les tâches de révision et/ou de rédaction à un professionnel.
